Od 27 do 29 kwietnia bieżącego roku, w Zielonej Górze odbyło się kluczowe szkolenie z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP), zorganizowane przez Starostwo Powiatowe Powiatu Zielonogórskiego. Wydarzenie to stanowiło istotny krok w kierunku modernizacji administracji lokalnej.
Profesjonalne podejście do edukacji
Szkolenie zostało przeprowadzone przez specjalistów z Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowego Instytutu Badawczego (NASK), Małgorzatę Bakę i Piotra Reszczyńskiego. Eksperci ci w sposób zrozumiały i praktyczny przybliżyli uczestnikom mechanizmy działania oraz kluczowe funkcjonalności systemu EZD RP.
Różnorodność uczestników
Wśród uczestników znaleźli się przedstawiciele zarządu powiatu zielonogórskiego, kadra kierownicza różnych wydziałów Starostwa Powiatowego w Zielonej Górze oraz dyrektorzy powiatowych jednostek organizacyjnych. Obecni byli również pracownicy starostwa oraz jednostek organizacyjnych wyznaczeni jako koordynatorzy wdrażania systemu, a także pracownicy punktów kancelaryjnych.
Kompleksowy program szkoleniowy
Program szkolenia został starannie opracowany, aby odpowiadać potrzebom różnych grup pracowników. Obejmował tematy takie jak dekretacja, realizacja i udostępnianie pism, podpisywanie dokumentów, rejestracja wpływów, obsługa korespondencji, prowadzenie spraw w systemie, a także archiwizacja dokumentów. Nie zabrakło również informacji na temat obsługi aplikacji NASK-DESK, wykorzystania kodów kreskowych oraz podstaw bezpieczeństwa i kontroli obiegu dokumentów.
Zmiany i korzyści
System EZD RP, który umożliwia prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej od przyjęcia pisma aż po jego archiwizację, ma stać się standardem we wszystkich jednostkach samorządowych do 1 stycznia 2028 roku. Jest to rozwiązanie, które przynosi szereg korzyści: usprawnienie obiegu dokumentów, zmniejszenie zużycia papieru, łatwiejsza organizacja pracy dla pracowników oraz krótszy czas załatwiania spraw dla mieszkańców.
Wsparcie i uznanie
Starosta zielonogórski, Tadeusz Pająk, wyraził wdzięczność trenerom z NASK za solidne przygotowanie i przekazanie praktycznej wiedzy, która wspomoże proces wdrażania systemu. Szkolenie było bezpłatne, a uczestnicy wykazali się dużym zaangażowaniem, co zapowiada sukces kolejnych etapów wdrażania.
Krok ku przyszłości
Przed administracją powiatową stoi wyzwanie praktycznego wdrożenia systemu EZD RP, co wymaga jeszcze wielu działań organizacyjnych. Niemniej jednak, jest to kluczowa zmiana, która przyniesie liczne korzyści w przyszłości. Szkolenie było częścią inicjatywy „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją” realizowanej przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z NASK-PIB, finansowanej z funduszy NextGenerationEU.
Źródło: Starostwo Powiatowe w Zielonej Górze